Het traditionele bibliotheeksysteem #ils2020

Henk Kuipers is de mede-oprichter/eigenaar van HKA dat met Bicat en bicatWise op dit moment marktleider is in de Nederlandse openbare bibliotheekwereld. Bicat is het bibliotheeksysteem waar HKA groot mee is geworden en dat inmiddels door de meeste klanten is vervangen door bicatWise.

Henk gaat eerst in op bibliotheeksysteem met focus op openbare bibliotheek. Hier is systeem nodig dat de bedrijfsprocessen van de bibliotheken ondersteund. Bicat heeft nog looptijd van 7 maanden. Looptijd bicatWise is zo'n 10 jaar verwacht hij. Bibliotheeksystemen volgen bibliotheekorganisaties. Wat zijn de trends: opschaling bibliotheekorganisaties gaat door, aantal vestigingen daalt, maar aantal servicepunten groeit. De middelen nemen af, maar de kosten voor automatisering blijven groeien. Dit laatste met name ook om op personeel te kunnen bezuinigen om dalende inkomsten te kunnen compenseren.
Aan systemen zijn de afgelopen jaren nodige componenten toegevoegd die er vroeger niet waren en die o.a. zelfbediening maar ook koppeling met BNL en andere systemen moet regelen. Ook de techniek wijzigt van terminals via client-server naar cloud-oplossingen. Verder hebben systemen een ontwikkeling doorgemaakt van gesloten systemen met eigen protocollen en hardware naar open en steeds meer gestandaardiseerde systemen.

De visie van HKA is dat om efficient te kunnen werken de integratie van allerlei processen in het bibliotheeksysteem zal doorzetten. Aan collectiebeheer komt geen bibliothecaris meer te pas en collecties gaan steeds meer 'stromen'. Ook moeten systemen de culturele verbreding van bibliotheken met erfgoedinstellingen, scholen, theaters etc. ondersteunen.
Efficiënter werken gaat alleen als werkwijzen en processen gestandaardiseerd worden. Ook verdergaande integratie van bijvoorbeeld RFID, betaaloplossingen maar ook CRM e.d. Provinciale samenwerking zal afnemen ten koste van de landelijke samenwerking. BNL is geen concurrent volgens Henk. Een bibliotheek kan systeem in eigen beheer nemen, dit wordt steeds complexer en risicovoller, maar uitbesteding maakt deels afhankelijk. Aansluiten bij een PSO- systeem gaat soms ten koste van flexibiliteit. Wel hebben laatste jaren steeds meer bibliotheken afscheid genomen van eigen systeem. Kosten bibliotheeksysteem volgens Henk gemiddeld ongeveer € 0,35 per inwoner. Systeembeheer gemiddeld € 0,40 per jaar per inwoner. Traditionele bibliotheeksysteem heeft geen toekomst, omdat traditionele bibliotheek geen toekomst heeft is stelling Henk. Bibliotheken veranderen om te overleven en dus de systemen ook.

Bibliotheeksysteem van de toekomst

31 mei organiseert Bibliotheekhuis Limburg een (al zeg ik het zelf) interessant minisymposium dat gewijd is aan de toekomst van het bibliotheeksysteem. Vanuit een aantal invalshoeken (traditionele ILS-leverancier, open source en cloud) wordt hiernaar gekeken en ook de invloed van bibliotheek.nl op de ontwikkeling van het bibliotheeksysteem komt aan de orde. Meer informatie en inschrijven.

Geslaagde overgang naar bicatWise

Vorige week maandag  durfde ik nog niet meteen te juichen, maar nu we een week verder zijn, een hoeraatje voor het overzetten van Maastricht van Bicat naar bicatWise op zijn plaats. Operatie is boven verwachting goed gelopen. Projectleider Ton kan er helemaal niet tegen als ik hem blijf complimenteren, want waar was hij geweest zonder zijn collega's, de inzet van de mensen in Maastricht en de ondersteuning van HKA? Allemaal waar, dus allemaal bij deze mijn complimenten.
Tijd om op de lauweren te gaan rusten is er niet: begin december gaan alle andere bibliotheken die gebruik maken van het bicat-systeem van Bibliotheekhuis Limburg ook over naar het nieuwe bicatWise systeem. Hiervoor moet nog heel veel werk worden verzet, maar ik heb er alle vertrouwen in dat ook die operatie goed gaat verlopen (en zo voeren we de druk alvast weer op :-) )

Spannende dagen

Afgelopen zaterdag heeft de bibliotheek Maastricht de laatste uitleningen gedaan met het Bicat-systeem. Vervolgens zijn er allerlei procedures gestart dit ertoe moeten leiden dat aanstaande woensdag bicatWise de uitleningen (en meer) in Maastricht kan ondersteunen.
De proefconversies waren goed, maar nu alles voor het eggie moet, is het toch weer spannend. Ook moet alle randapparatuur aangepast worden om met bicatWise te werken.

Allemaal geen unieke oefeningen, want bibliotheken in onder andere Drenthe, Nijmegen, Venlo, Den Bosch en Overijssel voor al eerder over, maar voor mij wel bijzonder omdat het de eerste bibliotheek is die onder beheer van Bibliotheekhuis Limburg bicatWise gaat gebruiken. Later dit jaar zullen ook de andere bij Bibliotheekhuis aangesloten bibliotheken overgaan naar het bicatWise-systeem.
Al met al een hele klus voor de leverancier, de mensen van de afdeling bibliotheekautomatisering bij Bibliotheekhuis en de betrokken medewerkers van de bibliotheek Maastricht. Ik ga nog geen pluimen uitdelen zo lang de operatie nog loopt. Ik hou het even op duimen en succes wensen.