Het traditionele bibliotheeksysteem #ils2020

Henk Kuipers is de mede-oprichter/eigenaar van HKA dat met Bicat en bicatWise op dit moment marktleider is in de Nederlandse openbare bibliotheekwereld. Bicat is het bibliotheeksysteem waar HKA groot mee is geworden en dat inmiddels door de meeste klanten is vervangen door bicatWise.

Henk gaat eerst in op bibliotheeksysteem met focus op openbare bibliotheek. Hier is systeem nodig dat de bedrijfsprocessen van de bibliotheken ondersteund. Bicat heeft nog looptijd van 7 maanden. Looptijd bicatWise is zo'n 10 jaar verwacht hij. Bibliotheeksystemen volgen bibliotheekorganisaties. Wat zijn de trends: opschaling bibliotheekorganisaties gaat door, aantal vestigingen daalt, maar aantal servicepunten groeit. De middelen nemen af, maar de kosten voor automatisering blijven groeien. Dit laatste met name ook om op personeel te kunnen bezuinigen om dalende inkomsten te kunnen compenseren.
Aan systemen zijn de afgelopen jaren nodige componenten toegevoegd die er vroeger niet waren en die o.a. zelfbediening maar ook koppeling met BNL en andere systemen moet regelen. Ook de techniek wijzigt van terminals via client-server naar cloud-oplossingen. Verder hebben systemen een ontwikkeling doorgemaakt van gesloten systemen met eigen protocollen en hardware naar open en steeds meer gestandaardiseerde systemen.

De visie van HKA is dat om efficient te kunnen werken de integratie van allerlei processen in het bibliotheeksysteem zal doorzetten. Aan collectiebeheer komt geen bibliothecaris meer te pas en collecties gaan steeds meer 'stromen'. Ook moeten systemen de culturele verbreding van bibliotheken met erfgoedinstellingen, scholen, theaters etc. ondersteunen.
Efficiënter werken gaat alleen als werkwijzen en processen gestandaardiseerd worden. Ook verdergaande integratie van bijvoorbeeld RFID, betaaloplossingen maar ook CRM e.d. Provinciale samenwerking zal afnemen ten koste van de landelijke samenwerking. BNL is geen concurrent volgens Henk. Een bibliotheek kan systeem in eigen beheer nemen, dit wordt steeds complexer en risicovoller, maar uitbesteding maakt deels afhankelijk. Aansluiten bij een PSO- systeem gaat soms ten koste van flexibiliteit. Wel hebben laatste jaren steeds meer bibliotheken afscheid genomen van eigen systeem. Kosten bibliotheeksysteem volgens Henk gemiddeld ongeveer € 0,35 per inwoner. Systeembeheer gemiddeld € 0,40 per jaar per inwoner. Traditionele bibliotheeksysteem heeft geen toekomst, omdat traditionele bibliotheek geen toekomst heeft is stelling Henk. Bibliotheken veranderen om te overleven en dus de systemen ook.